Jahresrückblick 2023 - Personal/Organisation/Datenverarbeitung/Beschwerdemanagement

Die Stabsstelle Personal/ Organisation/ Datenverarbeitung/ Beschwerdemanagement der Gemeinde Swisttal ist nicht nur Ansprechpartner für alle Beschäftigten der Verwaltung, sondern auch für alle, die es werden wollen. In den Aufgabenbereich der Stabsstelle fallen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Abschluss von Arbeitsverträgen, Urlaubsansprüche, Umlagen zur Renten- und Beamtenversorgung, Klärung von Arbeitsrechtsfällen, Abstimmungen mit der Unfallkasse und Arbeitssicherheit. Hinzu kommen der Stellenplan und die Berechnung der Personalkosten. Schon vor den Herausforderungen in Folge der Flutkatastrophe 2021 zeigte sich auch im öffentlichen Dienst der Fachkräftemangel. So wird es bei hinzukommender Konkurrenzsituation mit Bundesministerien, Bundesoberbehörden und größeren Kommunalverwaltungen immer schwieriger und aufwändiger, Personal zu gewinnen. Dementsprechend konnten nicht alle Stellen im beabsichtigten Zeitraum besetzt werden. Neben unbesetzten Stellen sind 2021 weitere, zu erledigende Aufgaben hinzugekommen, die personellen Bedarf auslösten. Auch im Jahr 2023 stellte sich die Stabsstelle der schwierigen Aufgabe der Personalgewinnung.

Zum 01. Januar 2023 waren 22 Stellen in der Gemeindeverwaltung unbesetzt. Bis Ende des Jahres konnten 14 dieser Stellen besetzt werden.

Die verschiedenen Arbeitsverhältnisse der Gemeindeverwaltung werden nach Vorgaben des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst -TVöD- geschlossen. Dabei richtet sich die Besoldung und die erforderliche Qualifikation für eine Stelle bei der Gemeinde Swisttal im Rahmen der Entgeltgruppen des TVöD von 3 bis 13. Dies liegt insbesondere daran, dass die Aufgaben der Gemeindeverwaltung durch über die entsprechende Qualifikation verfügendes Personal ausgeführt werden sollen. So haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der allgemeinen Verwaltung der Gemeindeverwaltung in der Regel die Qualifikation eines Verwaltungsfachangestellten, eines Verwaltungsfachwirts oder eines Studiums, welches sie für ihren Aufgabenbereich qualifiziert. Dabei gibt es auch Bereiche, die von geeigneten Quereinsteigern sowie Berufserfahrenen mit vergleichbarer Qualifikation besetzt werden; dies sieht man beispielsweise auch im Baubetriebshof, bei dem erfahrene, gelernte Handwerker beschäftigt sind. Besonders im Fachbereich Gemeindeentwicklung sind Städteplanerinnen und -planer sowie Ingenieurinnen und Ingenieure mit entsprechendem Studienabschluss beschäftigt.

Beispielhaft für einen hinzugekommenen Aufgabenbereich durch die Flutkatastrophe 2021, welcher durch die Stabsstelle Personal zu besetzen war, ist die Stabsstelle Wiederaufbau; die Stabsstelle konnte nicht zuletzt aufgrund einer unterstützenden Förderung durch das Land NRW für personellen Mehrbedarf in Folge der Flut geschaffen werden und ist mit einer Juristin als Stabsstellenleitung und zwei Mitarbeitern besetzt.

Die Stabsstelle muss aufgrund der Anforderungen an die zu besetzenden Stellen rechtlich und fachlich prüfen, welche Bewerberin oder welcher Bewerber eingestellt wird. Innerhalb eines Jahres 14 vakante Stellen zu besetzen war mit viel Arbeit verbunden: 2023 wurden 36 Stellenausschreibungen vorgenommen und auf den Bewerberportalen betreut. Insgesamt 223 Bewerberinnen und Bewerber mussten berücksichtigt und auf ihre Eignung geprüft werden. Während für manche ausgeschriebene Stellen keine Bewerbungen eingingen, konnte für andere Stellen leider keine geeignete Bewerberin oder Bewerber gefunden werden. Dabei konnten leider nur 17 Initiativbewerbungen verzeichnet werden.